Une transformation synonyme d’efficience et de réduction des coûts
Pour UGI Utilities, filiale à 100 % du groupe UGI Corporation, la transformation continue est un facteur clé dans la réalisation de ces objectifs. Cette société de services publics (gaz naturel et électricité), basée à Denver en Pennsylvanie, dessert plus de 730 000 clients dans 45 comtés de Pennsylvanie et un comté du Maryland. Elle est l’une des quatre filiales de la holding UGI Corporation aux côtés des sociétés UGI Energy Services, AmeriGas et UGI International.

UGI Utilities prévoyait d’investir plus de 265 millions USD dans la modernisation de ses infrastructures en 2021, notamment dans le remplacement de conduites de gaz naturel et d’infrastructures associées. Son objectif pour l’année fiscale ciblait près de 110 kilomètres de conduites en fonte et acier nu. Au cours des 10 dernières années, près de 965 kilomètres de canalisations obsolètes ont été remplacés dans le cadre de son projet de modernisation.

Les fonctions comptables et financières sont essentielles pour assurer le succès de telles initiatives et favoriser l’innovation et la transformation au sein de l’entreprise. Un sentiment que partage Laurie Bergman, directrice comptable et contrôleur chez UGI Corporation. Comme elle l’a confié au Well Street Journal, elle est convaincue que la fonction financière peut promouvoir la croissance et accroître la capacité de l’organisation, à condition d’investir dans les bonnes technologies et le développement des compétences : « L’épidémie de COVID-19 nous a donné de bonnes raisons d’investir dans des technologies qui nous aident à réduire nos coûts, à améliorer notre efficacité et notre capacité à livrer des informations exploitables à la direction. »

UGI Utilities comprend parfaitement l’importance de la fonction comptable pour assurer le succès durable de la société. En s’appuyant sur une feuille de route stratégique, elle peut mieux anticiper les exigences internes et externes de son activité, à la fois d’un point de vue comptable et d’un point de vue technologique. La technologie a joué un rôle crucial dans la démarche de centralisation et de standardisation des processus de clôture financière de la société, pour une meilleure efficience.

Comptabilité : Vivian Ressler, responsable des contrôles Sarbanes-Oxley, de la comptabilité usine et des comptes fournisseurs pour UGI Utilities, se charge d’assurer la conformité SOX et la maintenance des contrôles adéquats, notamment de ceux qui s’appliquent aux justifications.

« UGI Corporation et ses filiales, à l’exception d’UGI International, gèrent leurs propres services comptables. Nous souhaitons nous tourner vers un centre de services centralisé et optimisé, qui répond aux besoins de toutes nos unités métier pour mieux réduire les coûts et standardiser les processus à l’échelle de l’entreprise. Nous cherchons à développer un ensemble de meilleures pratiques que l’ensemble de nos unités métier pourront exploiter, plutôt que de laisser chaque service ajouter ses fournisseurs ou saisir ses justifications manuellement. Avec un processus standardisé, un seul centre de services peut répondre aux besoins de toutes les unités. »

Technologie : Jena Sweigart, directrice du développement des applications d’entreprise chez UGI Utilities, indique que la composante technologique de la stratégie couvre tous les domaines fonctionnels de la société, de la finance aux opérations. Son service informatique collabore étroitement avec les autres services pour établir les bonnes priorités et mettre au point des projets qui répondent mieux aux besoins de l’entreprise.

« À mesure que de nouveaux acteurs rejoignent nos services informatiques et que nos applications sortent du cadre traditionnel pour couvrir des besoins plus vastes, ces tendances doivent se refléter dans notre feuille de route technologique. L’objectif est de tirer le meilleur parti de nos systèmes internes existants et des nouveaux outils technologiques pour innover à l’échelle de l’entreprise et améliorer notre performance globale. »

UGI Utilities avait déjà entamé sa transformation technologique avant 2020. Cependant, la pandémie a agi comme un catalyseur, orientant la stratégie et les initiatives de la société. BlackLine a été l’une des applications phares de cette transformation : UGI Utilities exploite la plateforme BlackLine pour gérer les tâches de clôture financière et de justification des comptes de bilan, ainsi que les processus de préparation à l’audit.

La fusion de quatre services comptables distincts sur une seule et même plateforme technologique a permis de standardiser les processus à l’échelle de l’organisation. Selon Vivian Ressler, les meilleures pratiques établies dans le cadre de la stratégie, associées à des processus plus dynamiques, devraient aussi se traduire par une réduction des coûts.

« L’uniformité est désormais assurée par le biais d’un processus d’accès en libre-service permettant aux membres internes et aux clients externes de visualiser une balance comptable ou le détail d’une justification. Nous continuons à rechercher des moyens de simplifier encore davantage le processus, dans une quête constante d’amélioration et d’efficacité. »

Jena Sweigart souligne également que la fusion des unités métier de l’entreprise améliore considérablement la collaboration globale. « Notre démarche de transformation nous amène à mieux connaître les pratiques et expériences uniques qui caractérisent chaque unité. Cela favorise les échanges au sein de la grande famille UGI. »

BlackLine accélère l’unification : UGI Utilities a déjà plusieurs années de recul sur le déploiement de BlackLine. Dans la foulée, AmeriGas et UGI Energy Services ont aussi déployé la plateforme d’application pour gérer leurs processus de justification des comptes et de gestion des tâches. Jena Sweigart indique que les circonstances liées à l’épidémie ont accéléré la décision de rassembler les trois unités métier sur une même plateforme BlackLine, tout en intégrant de nouvelles fonctionnalités pour UGI Corporation.

« Nos unités métier utilisaient les mêmes fonctionnalités financières BlackLine. Dans notre démarche de simplification et d’évolution vers un modèle d’application partagée, nous avons vu l’opportunité de réunir nos trois instances BlackLine sur une même plateforme, pour une meilleure visibilité. »

Elle souligne également les avantages d’étendre la plateforme BlackLine à d’autres domaines de l’entreprise et de pouvoir intégrer de nouvelles fonctionnalités au fil du temps. L’un des bénéfices immédiats de ce projet d’unification a été la simplification des processus de support informatique. En effet, UGI dispose désormais d’une équipe informatique centralisée qui administre BlackLine et contribue aussi à l’administration des utilisateurs, ce qui permet aux groupes Finance et Comptabilité de se concentrer sur leurs tâches principales.