Désireuse de se développer à l’international tout en augmentant sa pénétration du marché nord-américain, Hershey doit pouvoir compter sur des opérations financières fluides et fiables. Cependant, à l’issue de nombreuses années de croissance, la société a constaté que ses systèmes et processus ne tenaient plus la cadence. Avec plus de 4 000 grands livres à intégrer dans son plan comptable, une refonte s’imposait pour gagner en visibilité.

La justification des comptes était particulièrement problématique, avec 4 104 justifications actives, préparées par 121 personnes et transmises à 77 approbateurs différents, le tout dans une grande disparité de styles, formats et échéances. Les données étaient consignées dans des feuilles de calcul, en format papier ou e-mail, et stockées sur des services de partage de fichiers, des ordinateurs locaux et des armoires à dossiers plutôt que dans un répertoire central.

Incontestablement, le moment était venu pour Hershey de changer d’approche dans la justification de ses comptes. « En tant qu’organisation mondiale, il est nécessaire d’avoir une bonne visibilité sur l’ensemble du bilan », explique John Zimmerman, directeur des systèmes de données financières chez Hershey depuis neuf ans. « Au fil de notre développement international, la bonne gestion de notre plan comptable a constitué un enjeu de plus en plus important. Nous souhaitions améliorer l’efficacité de nos processus de contrôle, de préparation et de justification des bilans. »

L’équipe Hershey a étudié un certain nombre d’approches, dont une application développée en interne, qui demandait aux employés de joindre leurs justifications via une feuille de calcul. Cette approche maison offrait une meilleure visibilité sur les approbations et centralisait les justifications sur un répertoire commun.

Cependant, le programme pilote lancé au Canada a rapidement montré que cette solution ne serait pas viable avec plus de 40 codes entreprises à prendre en charge. L’équipe devait trouver une autre solution, axée sur la transformation et non limitée par les processus financiers existants.

Hershey avait déjà prévu le déploiement de la suite SAP S/4HANA Finance à l’international. La nouvelle solution devait donc s’intégrer au système ERP SAP de la société. Hershey traite des écritures de journal manuelles et n’avait pas de solution permettant de traiter les écritures de journal en masse. La société avait donc besoin de pouvoir se reposer sur un partenaire SAP de confiance, capable d’automatiser les écritures et les approbations, d’améliorer son processus de justification et d’optimiser son processus de clôture à l’échelle internationale.

John Zimmerman recherchait une solution simple, offrant des fonctionnalités agiles que ses équipes pourraient mettre en œuvre à leur rythme, plutôt que d’avoir à composer avec un déploiement draconien.

Un appel d’offres a été envoyé à différents fournisseurs.

Un certain nombre y ont répondu et BlackLine s’est imposée dans le haut du panier en tant que partenaire SAP.

Début 2017, Hershey décide de déployer cinq produits BlackLine sur un mode échelonné : Account Reconciliations, Task Management, Consolidation Integrity Manager, Journal Entry et Transaction Matching. La société lance un programme de formation des employés pour favoriser une adoption rapide.

En parallèle, elle définit avec BlackLine les connecteurs nécessaires à l’intégration avec SAP, ainsi que les informations nécessaires au lancement du programme pilote et à l’utilisation des fonctions de justification des comptes. « Ces produits utilisent tous des fonctionnalités et une syntaxe similaires », indique John Zimmerman. « Une fois entièrement déployés, ils communiquent tous entre eux et avec le système central SAP S/4HANA Finance. »