En raison de l'augmentation de la demande d'énergie renouvelable, sPower a fait de l'optimisation des systèmes une priorité absolue. « Notre entreprise devrait connaître une forte croissance » indique Ray Willardson, contrôleur à sPower. « Nous nous sommes concentrés sur la mise en place de systèmes et de processus qui nous permettront d'évoluer. »

Récemment, un élément essentiel de cette optimisation a concerné les défis liés aux processus dans les fonctions finance et comptabilité.

« Venant de la comptabilité publique, je sais à quel point l'amélioration de la précision et de l'efficience est importante. », ajoute Ray Willardson. « Pourtant, nous faisions encore beaucoup de choses manuellement, y compris le rapprochement de centaines de comptes bancaires. La clôture prenait 15 jours et requérait un nombre significatif d'heures supplémentaires de la part du personnel. »

sPower s'est lancé à la cherche d'une plateforme basée sur le cloud permettant le rapprochement automatique des comptes, une étape cruciale pour réduire le délai de 15 jours nécessaire à la clôture financière.

Ray Willardson voulait également une plateforme capable d'importer et de faire correspondre automatiquement des données provenant de plusieurs systèmes, dont NetSuite. « Nous avons identifié quelques fournisseurs qui offraient cette capacité, mais BlackLine était le seul à aller au-delà. Pendant la démonstration, BlackLine a précisé : « oui, nous pouvons importer et faire correspondre des données, mais nous pouvons également réaliser d'autres tâches. »

sPower a implémenté BlackLine Account Reconciliations, Task Management, Transaction Matching, et Journal Entry. « Nous avons pensé que l'occasion s'offrait de pouvoir traiter non seulement les rapprochements mais également d'autres tâches de routine », explique Ray Willardson. « BlackLine nous a permis d'organiser nos données, d'abandonner Excel et d'éliminer une grande partie du travail manuel. »

Réduction des erreurs et augmentation de l'efficience. Avec BlackLine, la finance et comptabilité n'ont plus à sacrifier l'efficience à la précision, et vice versa, lors de la clôture. « Ce dont nous avons bénéficié en premier lieu est la capacité d'éliminer les erreurs et d'accélérer en même temps les processus », poursuit Ray Willardson.  « En réduisant le travail manuel, nous avons également réduit les erreurs humaines. »

Réduction de 66 % du délai de clôture et élimination du recours aux heures supplémentaires. L'implémentation de BlackLine a permis à sPower de réduire le délai de clôture de 15 à 5 jours. « Non seulement nous avons réduit le délai de clôture mais nous avons également diminué le nombre d'heures nécessaires dans la journée », précise Ray Willardson. « Avec BlackLine, les collaborateurs travaillent huit heures par jour pendant la clôture au lieu de dix. »

Continuité de l'activité. En centralisant et en standardisant les données et les processus comptables, sPower a amélioré la continuité des activités. « Toutes les clôtures de fin de mois se trouvent dans un seul endroit. Si une personne est absente, il suffit d'aller dans BlackLine et de voir quelles tâches restent à effectuer », explique Ray Willardson. « BlackLine propose des instructions claires et spécifiques et il est facile pour n'importe quel utilisateur de savoir ce qu'il reste à faire pour une tâche donnée. »

Accès amélioré aux données en temps réel. Auparavant, l'équipe avait un accès limité aux données de clôture en temps réel, car elle se basait essentiellement sur des feuilles de calcul. « Avec BlackLine, nos données sont mises à jour en permanence », indique Ray Willardson. « Lors de la clôture, nous utilisons le connecteur NetSuite, de sorte que les soldes sont chargés dans BlackLine toutes les deux heures. »

Le connecteur NetSuite permet également de décertifier automatiquement des rapprochements en cas de changements. « Une modification quelconque dans NetSuite est automatiquement transmise vers BlackLine et le rapprochement est décertifié. Cela est impossible avec une feuille de calcul, à moins qu'un collaborateur ne pense à revenir en arrière et à faire le changement manuellement. »

Amélioration de la visibilité pour le contrôleur. BlackLine a également donné à Ray Willardson plus de visibilité et de facilité dans son rôle de contrôleur. « Je peux consulter BlackLine à tout moment et voir exactement où nous en sommes dans la clôture : ce qui a été préparé, ce qui a été approuvé et ce qui a été examiné. C'est très, très utile, car nous voulons gérer et garder le contrôle sur ce qui se passe. BlackLine facilite mon travail de contrôleur »

Réduction du recours au suivi manuel pour les tâches de clôture. Auparavant, l'équipe gérait plus de 150 tâches de clôture mensuelle à l'aide de feuilles de calcul. Aujourd'hui, elle utilise BlackLine pour suivre automatiquement l'achèvement des tâches et envoyer des rappels. « Au lieu d'un suivi manuel, nous nous appuyons sur BlackLine », poursuit Ray Willardson. « Grâce aux rappels automatisés de BlackLine, les tâches et les rapprochements sont effectués en temps voulu. Cela a amélioré l'ensemble de notre processus. »