Simplot, société privée, dont les activités concerne une vaste gamme de produits agricoles ainsi que des initiatives de recherche, utilisait un processus fastidieux de clôture financière basé sur Excel. Les différentes divisions de cette entreprise internationale s'appuyaient sur des pratiques comptables uniques, ce qui compromettait considérablement la visibilité globale. L'utilisation de différents outils comptables compliquait également les choses. Selon Glenda Viste, directrice principale des initiatives d'optimisation financière chez Simplot : « Nos valeurs entrepreneuriales avait donné lieu à de nombreuses pratiques comptables non standardisées et décentralisées. Nous avions au fil des années évolué vers un modèle plus consolidé, mais de nombreuses pratiques comptables variaient encore d'une unité commerciale à l'autre. »

Le fort taux de rétention des employés de Simplot, tout en étant un atout pour l'entreprise dans son ensemble, menaçait également la continuité des activités. Compte tenu des différents processus et outils comptables, le départ d'un seul employé signifiait également la perte d'un savoir important au niveau de l'entreprise. « L'ancienneté des employés dans notre entreprise est très longue et lorsque des remplacements se produisent, trop d'informations sont perdues », explique Glenda Viste. « Nous connaissions la nécessité de trouver une solution qui permette de suivre de manière efficiente les objectifs, les procédures, les documents et les enregistrements comptables. »

Selon Glenda Viste, une « défaillance » a contraint l'équipe à mettre en œuvre une nouvelle solution pour la clôture financière. « Un site distant avait négligé d'effectuer des rapprochements. La récupération des informations et l'analyse des résultats ont nécessité de nombreuses reprises et audits, et un temps important consacré à la gestion. Tout cela aurait pu être évité avec une meilleure visibilité », ajoute-t-elle. « La première réaction de nos managers a été de se demander : comment puis-je éviter que cela se produise sous ma responsabilité ? BlackLine a été présenté comme une solution technique. »

Simplot s'est associée à l'équipe d'implémentation de BlackLine et à KPMG afin d'assurer un déploiement rapide. Les utilisateurs ont été formés pendant plusieurs semaines grâce à BlackLine U. « Notre équipe informatique a créé les interfaces nécessaires sans aucun problème », indique Glenda Viste. « Nous avons consacré huit heures en moyenne à la formation de chaque utilisateur. Un niveau de compétence a été atteint sans effort grâce à la facilité d'utilisation de BlackLine. »

Amélioration de la visibilité en temps réel. La vue d'ensemble détaillée de BlackLine sur tous les comptes de Simplot a permis une véritable visibilité dès le premier jour. « L'amélioration de la visibilité ne peut être sous-estimée » souligne Glenda Vista. « La contrôleuse de l'entreprise peut désormais examiner des comptes qui étaient auparavant difficilement accessibles. Lors d'un premier examen, elle a identifié un compte qui résultait de pratiques comptables obsolètes, ce qui a été immédiatement corrigé. Le comité d'audit et les auditeurs externes ont désormais accès à des informations dont la collecte était auparavant très fastidieuse. »

Élimination des redondances. L'amélioration de la visibilité a également permis à l'équipe de Simplot de réexaminer l'objet de certains comptes, ce qui a conduit à l'élimination de redondances et à un gain d'efficience. « Nous avons beaucoup appris sur nos propres processus », souligne Glenda Viste. « BlackLine se positionne bien au-dessus de notre ancienne solution Excel. De potentiels réduction des coûts et des gains d'efficience continuent d'apparaître. »

Cohérence du processus lors des remplacements. BlackLine a également aidé Simplot à assurer une transition en douceur au sein de l'entreprise, essentielle lorsque des baby-boomers partent en retraite et que des milléniaux accèdent à des postes de management. Un système de comptabilité cohérent et centralisé permet maintenant au nouveau collaborateur de rejoindre l'équipe et de s'intégrer beaucoup plus rapidement. « BlackLine nous a clairement donné les outils dont nous avions besoin pour faciliter le processus de transition », ajoute Glenda Viste.

Amélioration significative des taux d'achèvement et des évaluations de la qualité. Grâce à BlackLine, le taux d'achèvement concernant l'entreprise est passé de 30 % à 80 % d'octobre 2014 à octobre 2015. Au cours de la même période, la note de qualité de notre équipe est passée de 22 % à 83 %.

« Nous effectuons régulièrement des évaluations aléatoires et ciblées pour mesurer la qualité » souligne Glenda Viste. « Supprimons le gaspillage et les reprises de tâches, et améliorons la qualité, ces actions sont devenues la justification principale de l'utilisation de BlackLine. »