Automatisation des processus comptables et augmentation de l'efficience
Leader sur le marché de l'habitat, Saint-Gobain conçoit, produit et distribue des matériaux de construction haute performance qui répondent aux objectifs de durabilité, d'utilisation efficiente des ressources et de lutte contre le changement climatique. Fondée il y a 350 ans, l'entreprise emploie aujourd'hui 170 000 collaborateurs répartis dans 66 pays et réalise un chiffre d'affaires annuel d'environ 40 milliards d'euros.
Le défi
Le groupe Saint-Gobain comprend près de 900 filiales réparties dans trois pôles d'activités : Matériaux innovants, Produits pour la construction, et Distribution bâtiment. En 2008, l'entreprise a créé des Centres de Services Partagés (CSP) afin de centraliser, standardiser et simplifier les processus comptables au niveau mondial. Ces CSP couvrent 25 pays et 629 entités juridiques.
Auparavant, les CSP préparaient les rapprochements de comptes chacun à leur manière et les soumettaient ensuite pour contrôle. Ce processus, en grande partie manuel et encore basé sur le papier, était excessivement chronophage. Il contrevenait également aux exigences de traçabilité et d'exactitude des équipes comptables internes et des auditeurs internes et externes.
« Après avoir mis en place un réseau de services partagés en 2010, nous avons porté notre attention sur l'amélioration et la maximisation de l'efficience. Plusieurs champs ont été identifiés, notamment l'harmonisation et la consolidation des comptes fournisseurs et l'automatisation de la comptabilité client et de la comptabilité générale. Globalement, nous voulions améliorer et standardiser l'ensemble de nos rapprochements et de nos opérations de contrôle interne », explique Pascal Perrier-Gustin, directeur des centres de services partagés et des projets d'organisation financière pour le groupe Saint-Gobain.
« En d'autres termes, nos objectifs étaient de standardiser nos processus comptables par l'automatisation, renforcer les contrôles internes, accélérer la clôture mensuelle et enfin améliorer la relation entre les CSP et nos clients. »
Pourquoi BlackLine
La recherche d'une solution permettant aux CSP d'atteindre ces objectifs s'est poursuivie.
« Notre CSP américain a finalement choisi la plateforme Finance Controls & Automation de BlackLine pour atteindre les objectifs initiaux d'harmonisation et d'automatisation. Après des recherches poussées, il est rapidement apparu que BlackLine pouvait permettre au réseau entier de CSP d'assurer un niveau optimal de contrôles internes. Nous avons analysé les autres options sur le marché et avons décidé de valider le choix de l'entité américaine. La couverture fonctionnelle, la modularité et le déploiement cloud/SaaS de BlackLine répondaient à tous nos besoins, et nous avons ainsi adopté la plateforme pour nos CSP dans le monde entier », ajoute Pascal Perrier-Gustin.
Aujourd'hui, près de 2 000 collaborateurs utilisent la plateforme BlackLine : comptables, directeurs financiers, contrôleurs, ainsi que des auditeurs externes. Les soldes du grand livre sont automatiquement chargés dans BlackLine chaque mois, ce qui accroît l'automatisation. Les utilisateurs peuvent préparer et approuver les rapprochements de manière plus efficiente. La direction et les auditeurs ont la visibilité dont ils ont besoin.
« L'implémentation a été très rapide. Nous avons déployé BlackLine sur les premiers CSP (environ 15 utilisateurs) en une quinzaine de jours via deux sessions de formation WebEx. Nos utilisateurs peuvent également suivre une formation en ligne, facilement accessible sur BlackLine U, ou, si nécessaire, contacter directement notre équipe dédiée. »
« Le déploiement complet a pris environ six mois », précise Pascal Perrier-Gustin.
Les résultats
Pascal Perrier-Gustin poursuit : « BlackLine permet non seulement de standardiser et d'automatiser le processus comptable, mais il fournit aussi une traçabilité essentielle qui nous aide à répondre aux exigences des audits internes et externes. BlackLine offre également un accès rapide aux informations, ce qui permet de suivre le processus de rapprochement et d'en évaluer la progression. »
Dans le même temps, BlackLine aide les auditeurs à travailler plus rapidement et de manière plus efficiente, ce qui a un impact déterminant sur la gestion des coûts comptables. « Même si au début du projet, notre objectif n'était pas nécessairement de réduire les coûts, cela s'est fait naturellement avec BlackLine. Les coûts d'impression des documents et de stockage des informations ont également diminué. »
« Dans l'ensemble, la principale contribution de BlackLine a été de nous aider à adopter une attitude allégée face à notre comptabilité générale. De plus, nous pouvons veiller à ce que les processus effectués par chacun de nos CSP soient aussi fluides que possible, avec un minimum de tâches associées, dans des délais satisfaisants », indique Pascal Perrier-Gustin.
Il est difficile pour lui de quantifier les gains générés par l'implémentation rapide de BlackLine, mais il se félicite du retour sur investissement positif.
« Les directeurs des CSP sont satisfaits car ils sont désormais en mesure de standardiser les méthodes de rapprochement des comptes et de mieux préparer leur clôture financière. De la même manière les directeurs financiers des clients apprécient la solution car elle leur permet d'effectuer leur travail de suivi et de contrôle des rapprochements des comptes, et facilite l'examen du bilan. »
« Les auditeurs internes et externes bénéficient en outre de l'homogénéisation des processus. Un réseau CSP équipé de BlackLine facilite les audits et améliore la qualité des processus. »
Enfin, les autres objectifs principaux, à savoir une meilleure précision et efficience dans la clôture financière, ont été atteints.
« C'est ce qui nous importe le plus. Le rapprochement des comptes est essentiel en ce qui concerne les processus comptables et il doit être effectué avec le plus grand soin. Grâce à BlackLine, nous avons pu automatiser et simplifier le rapprochement de nos comptes, et disposons à chaque instant d'une vision claire de l"avancement du processus de clôture », souligne Pascal Perrier-Gustin.
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Digitalisation et automatisation de la clôture comptable
Centralisation, standardisation et rapprochement des comptes
Précision et efficience améliorées
Contrôles internes renforcés
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