Tout comme le siège social, les équipes finance et gestion comptable de Panini se trouvent en Italie. En droit italien, il existe des dispositions strictes pour la responsabilité administrative des entreprises en ce qui concerne les infractions commises par un représentant commercial. Cela n’est pas surprenant, compte tenu de l’ampleur du problème : les pots-de-vin et la corruption coûtent à l’économie italienne environ 60 milliards d’euros par an. Ce domaine du droit relève du décret législatif 231/2001.

Avant 2012, les individus étaient responsables en vertu du droit italien des erreurs commises ou des actions illégales commises dans une entreprise. Les choses ont bien évolué depuis l’adoption d’une nouvelle loi anticorruption (loi 190). Désormais, tout acte de corruption commis par un employé agissant au nom de la société pourrait entraîner une responsabilité administrative de la société au titre de cette loi. Pour les entreprises, cela signifiait qu’elles devaient disposer des processus appropriés pour s’assurer qu’elles avaient fait tout ce qui était en leur pouvoir pour éviter ces actes.

Auparavant, Panini gérait ses rapprochements dans des feuilles de calcul et les équipes devaient informer le directeur financier que tout était en ordre. Il n’existait aucun moyen simple pour le directeur financier de s’assurer que tous les rapprochements avaient été effectués et qu’ils étaient corrects, sans vérifier manuellement chacun d’eux.

En resserrant son environnement de contrôle et en automatisant le processus de rapprochement, Panini a pu s’assurer de sa conformité à la loi 231/2001.

Quinze utilisateurs, avec différents niveaux d’expérience et de compétences technologiques, gèrent les rapprochements au sein du département. Il était donc impératif que le nouveau système soit facile à utiliser, quel que soit le niveau de compétence de l’équipe.

Panini a évalué plusieurs systèmes, mais son choix s’est finalement porté sur BlackLine en raison de la clarté et de la facilité d’utilisation de l’interface utilisateur. Peter Harris, directeur financier chez Panini, est le principal utilisateur et il a estimé que la démonstration avait permis à BlackLine de sortir du lot, car la solution était simple à utiliser et répondait au besoin des contrôles internes.

BlackLine pouvait également simplement s’intégrer au logiciel ERP actuel et futur de Panini. Au même moment, l’entreprise transférait ses données financières d’un logiciel ERP à un autre. Il était crucial que la solution soit compatible avec tous les principaux fournisseurs d’ERP lors de la recherche d’un fournisseur de logiciel comptable automatisé.

« Le déploiement du système BlackLine était extrêmement simple. Je me suis entretenu à plusieurs reprises avec l’équipe de déploiement, mais j’ai pu effectuer la majorité des tâches tout seul. Le service informatique a été impliqué pour le transfert des soldes de nos logiciels ERP, car cette opération nécessitait des connaissances techniques avancées. Il n’a pas été nécessaire de faire intervenir le service informatique à d’autres étapes du déploiement, laissant ainsi nos techniciens se concentrer sur d’autres tâches. L’assistance BlackLine s’est également révélée extrêmement utile. Je n’ai eu besoin d’appeler qu’à quelques reprises, mais on m’a rapidement aidé à chaque fois », explique Peter Harris, directeur financier de Panini.

Grâce à BlackLine, il est plus facile pour Panini de démontrer que les rapprochements se sont déroulés correctement et, plus important encore, il existe une preuve que le directeur financier en a pris connaissance. Panini dispose d’une visibilité sans précédent sur les processus comptables et peut aisément répartir les tâches. Cela permet à l’entreprise de se conformer aux exigences du droit italien et de s’acquitter de ses responsabilités.

« BlackLine est la première application basée sur le cloud que nous avons déployée et elle nous convient parfaitement en raison de sa simplicité d’utilisation. Ayant réussi à l’installer en dépit de mon profil peu technique, je crois que cela en dit long. Bien que nos filiales n’aient pas les mêmes exigences légales que le siège en Italie, nous envisageons d’élargir le déploiement de BlackLine afin de gagner en transparence et en efficacité », a conclu Peter Harris.