L’université Gonzaga a entrepris la modernisation de ses opérations comptables en 2017. Les premières phases de cette optimisation portaient sur le traitement des activités manuelles de clôture financière, comme le rapprochement des comptes. Gonzaga a choisi BlackLine comme partenaire pour adopter des pratiques de pointe et réduire le travail manuel. Satisfaite de ses progrès, l’équipe de Gonzaga a déplacé son attention vers les activités de consolidation et de reporting en aval, encore largement manuelles et basées sur des feuilles de calcul.

Pour effectuer le processus mensuel de fiabilisation des données, les comptables extrayaient vers des feuilles de calcul la balance générale et d’autres données depuis leur logiciel ERP, Ellucian Banner, afin de les consolider, d’enregistrer les régularisations manuelles a posteriori et de produire un bilan et un compte de résultat. Ceux-ci étaient ensuite diffusés par e-mail pour d’éventuelles révisions. Des heures d’efforts étaient consacrées à ces processus, qui limitaient la visibilité et l’agilité tout en présentant un risque pour les processus essentiels.

La plupart de ses données comptables étant déjà traitées avec BlackLine, Gonzaga a souhaité exploiter les capacités dédiées de BlackLine Financial Reporting Analytics pour éliminer le travail manuel et étendre ses efforts d’optimisation à la consolidation et au reporting. Par ailleurs, Gonzaga a identifié que cette solution pouvait l’aider à mieux analyser les écarts à l’échelle du groupe. Grâce à la solution Financial Reporting Analytics, opérationnelle rapidement et sans intervention du service informatique, Gonzaga exploite désormais les données de son ERP dans BlackLine et profite de processus automatisés qui lui font gagner du temps, améliorent la visibilité et renforcent les contrôles.

« Les autres produits BlackLine fonctionnent très bien pour nous et nous ont permis de régler des problèmes restés longtemps sans solution », explique Michelle Soss, contrôleuse adjointe dans cet établissement de 7 300 étudiants situé à Spokane, dans l’État de Washington. « Les capacités de consolidation de Financial Reporting Analytics ont su nous convaincre que cette solution nous serait utile. Nous finalisons tout juste sa mise en œuvre, et les résultats sont déjà là. »