Depuis 2011, le service de conseil et d'audit en matière de recouvrement de Globe s'appuyait sur le système d'audit, de rapprochement et de surveillance (ARMS) pour les audits et les rapprochements quotidiens. Cependant, en 2018, ARMS n'était plus en mesure de suivre le volume considérable de données passant par le système.

Selon Shiela Jimenez, responsable de l'assurance et du conseil en matière de recouvrement, Globe ARMS avait "atteint sa fin de vie", ce qui a entraîné une baisse continue de son efficacité. "Il ne pouvait pas gérer les règles de rapprochement un à plusieurs ou plusieurs à un. Ses critères de correspondance étaient limités et il présentait une latence dans le traitement de données multiples. En outre, la création de nouvelles règles de rapprochement nécessitait une programmation lourde."

En conséquence, le personnel a dû s'appuyer de plus en plus sur des processus manuels, notamment la génération de rapports multi-sources. Selon Ivy Victorio, responsable de l'assurance et du conseil en matière de recouvrement externe chez Globe, "avec des données différentes comme base des recouvrements rapprochés par département et avec des sources de données multiples provenant de différents systèmes internes ou externes, la rapidité de notre rapprochement et de nos rapports se trouvait compromise."

À mesure qu'ARMS perdait en efficacité il devenait de plus en plus coûteux à entretenir. Le système nécessitait une assistance permanente de la part d'un tiers, et les coûts d'assistance augmentaient de 5% chaque année.

"Nous avons réalisé que si le système tombait en panne, l'audit quotidien devrait également être effectué manuellement", explique Norman Evangelista, support technique chez Globe. "Cela nécessiterait une augmentation significative et coûteuse du personnel."

Globe a invité plusieurs fournisseurs à participer à un appel d'offres et à un processus de découverte du système. BlackLine a été le seul fournisseur à proposer une démonstration. "Au cours de la démonstration, l'équipe a réalisé à quel point BlackLine était adapté à Globe", explique Suzy Urbano, responsable du support aux entreprises chez Globe. "C'est une solution basée sur le cloud, rapide et flexible. BlackLine peut également s'adapter à toute modification des sources de données résultant d'améliorations ou d'optimisations continues des systèmes internes ou externes."

L'équipe était particulièrement intéressée par Transaction Matching de BlackLine . "Transaction Matching réduirait considérablement le temps que nous consacrons à l'audit et au rapprochement quotidiens des encaissements, des dépôts et des règlements provenant de nos différents canaux de collecte et partenaires", précise Suzy Urbano. "Nous pourrions définir plusieurs ensembles de correspondance et règles de passage, mettre en place des seuils de variance, et convertir et fusionner différents formats de fichiers."

BlackLine a travaillé en étroite collaboration avec Globe pendant le déploiement afin de relever tous les défis en matière d'audit et de rapprochement. "L'équipe de déploiement de BlackLine était très compétente et d'un grand soutien", déclare Menchit Briones, vice-président de la division du contrôle financier chez Globe. "Ils ont fourni des recommandations et des suggestions utiles sur la façon dont nous pourrions améliorer notre logique et notre méthode de rapprochement."

Une précision et une vitesse accrues de la correspondance des transactions. Avec Transaction Matching, Globe a automatisé une grande partie du processus de rapprochement des transactions, notamment les rapprochements un à plusieurs et plusieurs à un.

"Les règles de correspondance de BlackLine sont suffisamment souples pour maximiser les informations disponibles dans nos sources de données et les convertir en critères de correspondance utiles", indique Constantino.

"En conséquence, nous avons considérablement augmenté la précision des résultats et des rapports de correspondance. Le plus intéressant est que la modification des règles ne nécessite pas de coûts supplémentaires. Les modifications des règles sont traitées en interne."

La flexibilité de Transaction Matching permet également à Globe de rapprocher d'autres éléments que les seules transactions bancaires.

"BlackLine peut être utilisée pour d'autres fonctions de mise en correspondance de bases de données, à condition qu'il existe une clé de correspondance identifiée", explique Ronald Andes, chef de projet BlackLine chez Globe.

"Avec Transaction Matching, nous pouvons utiliser toutes les valeurs communes disponibles ou les enregistrements des sources de données comme critères ou règles de passage pour la correspondance automatique. Ce n'est là qu'une des raisons pour lesquelles nous recommandons vivement BlackLine aux entreprises dynamiques et en pleine évolution."

Réduction de 60% du temps nécessaire pour obtenir des résultats d'audit. BlackLine a aidé Globe à garantir une plus grande conformité et à réduire les risques en diminuant le temps nécessaire pour obtenir des résultats d'audit.

"Les rapports en temps réel de BlackLine sur les éléments appariés et non appariés nous ont aidés à répondre à une demande pour fournir des rapports plus rapidement", déclare Sheryl Hernandez, vérificatrice du recouvrement chez Globe.

"Nos rapports sur les résultats des audits se sont améliorés, passant de 30 jours à 8 ou 12 jours, avec un taux de correspondance automatique de 90%. Il s'agit d'un contrôle essentiel pour atténuer les incidents de fraude si fréquents dans les activités de recouvrement."

Une confiance accrue dans les opérations comptables. Avec BlackLine, Globe a réduit le recours aux processus manuels et a permis une plus grande transparence. En conséquence, l'équipe fait preuve d'une plus grande confiance dans les opérations comptables dans leur ensemble.

"Le tableau de bord de BlackLine permet aux gestionnaires de voir rapidement quels comptes exigent plus d'attention. Ils peuvent immédiatement résoudre tout problème de rapprochement", explique Yvi Victorio. "BlackLine a également permis aux utilisateurs d'accéder à la même source de données. Par conséquent, lors des discussions sur les écarts, nous sommes alignés et nous nous référons à une seule et même transaction."

Une efficacité accrue. Grâce à BlackLine, l'équipe gagne un temps considérable lors de la clôture.

"En un seul clic, nous avons un rapport de validation de l'encaisse prêt à être partagé et transmis aux personnes responsables, ce qui déclenche une enquête et une résolution en temps voulu", déclare Constantino. "Avec BlackLine, nous avons économisé au moins six heures chaque mois".

Yvi Victorio ajoute : "BlackLine nous a rendus plus efficaces à bien des égards. La plateforme offre une navigation simple et rapide, ainsi que des fonctionnalités de recherche et de filtrage. Ces deux éléments permettent de gagner du temps lors des analyses et des audits. Et grâce à l'automatisation des rapports, nous bénéficions d'un suivi plus rapide des téléchargements de relevés bancaires."