Comptant huit bureaux principaux aux Pays-Bas et 14 500 collaborateurs, ainsi que quatre autres sociétés d’exploitation en Europe et en Australie, Achmea se doit de rester en conformité avec de nombreuses normes financières à l’échelle mondiale, notamment les IFRS (normes internationales d’information financière), Sarbanes-Oxley et Solvabilité II.

Et pourtant, le processus de clôture papier rendait difficiles, sinon impossibles, le suivi et la surveillance des contrôles internes et l’adhésion aux normes de déclaration sans y consacrer un temps important et y dédier de nombreux collaborateurs. Du processus de clôture existant découlaient plus de 40 bilans sur papier, chacun étant imprimé et stocké sur divers sites Achmea. Le volume de documents papier éparpillés sur les sites Achmea rendait la tâche difficile aux auditeurs externes, qui de ce fait devaient être physiquement présents pour réaliser les tâches d’audit.

«Grâce à BlackLine, il est possible de considérer une chaîne d’événements auditables exhaustive. Les auditeurs externes consultent la piste d’audit, et nous obtenons de ce fait des remarques positives de la part des comptables externes qui font confiance à ce produit », déclare Stefan Schaaphok, Chef de Projet chez Achmea.

Ce processus papier nuisait également à l’efficacité du suivi et du reporting internes du processus de clôture. Du fait de cette visibilité limitée, il était impossible pour la direction de faire appliquer un processus de clôture harmonisé sur l’ensemble des sites.

L’évolution des besoins des clients et la crise financière de 2008 ont incité la direction d’Achmea à améliorer plusieurs processus métier essentiels, notamment la clôture. Les clients de la compagnie demandaient que les coûts des assurances soient les moins élevés possibles. L’amélioration de l’efficacité de la clôture, l’une des activités les plus coûteuses en terme de main-d’oeuvre et les plus chronophages du service financier, permettrait non seulement d’affecter les membres de l’équipe comptable à des tâches plus importantes, mais aussi au service de contribuer aux bénéfices, en réduisant les coûts en lien avec la clôture.

Les dirigeants d’Achmea ont examiné les offres de quatre fournisseurs potentiels, à la recherche d’un logiciel de clôture et de justification basé dans le Cloud. La compagnie souhaitait une solution qui non seulement s’intégrerait sans effort à l’ERP qu’elle utilisait, à savoir SAP, mais qui serait également simple d’utilisation et en premier lieu axée sur l’utilisateur final.

« Nous avons choisi BlackLine pour différentes raisons. Tout d’abord parce que c’est un outil facile d’utilisation, dont la mise en place ne requiert pas de mobiliser beaucoup de ressources informatiques. C’est important pour nous, pour notre activité, et son utilisation est optimale », déclare Stefan Schaaphok. Cette association d’une technologie robuste et d’une interface utilisateur simple et intuitive devait s’accompagner d’un coût raisonnable. De plus, il était important pour Achmea que cette solution s’intègre parfaitement à SAP. « Toutes nos écritures de journal se trouvent dans SAP. Il s’agit là de la base de notre grand livre », poursuit Stefan Schaaphok. « Avec BlackLine, nous voyons les mêmes données que celles se trouvant dans SAP, mais on peut en faire bien plus », ajoute-t-il.

Pour Achmea, la plateforme d’automatisation des contrôles financiers de BlackLine a non seulement satisfait l’ensemble des critères qu’elle avait pour son nouveau système, mais elle a également été mise en place plus rapidement et à un coût moins élevé que prévu. L’implémentation de la comptabilité en IFRS (bilans électroniques) au sein de l’ensemble des lignes métier et des opérations a duré neuf mois seulement, en raison de l’approche qu’avait Achmea du projet, à savoir un petit groupe de travail dédié à la mise en place, sollicitation des intervenants clés et un point de contact unique avec BlackLine.