Einige Jahre nach der Einführung des SAP ERPs beschloss Timken, weitere Innovationen im Bereich Finance und Accounting einzuführen. Das Unternehmen implementierte BlackLine-Lösungen in der Cloud, um sie in seine SAP- und Nicht-SAP-ERP-Systeme zu integrieren und den Teams für Buchhaltung, Konsolidierung und Revision das Leben zu erleichtern. Diese Teams bearbeiten rund 50 Buchungskreise in der globalen SAP-Instanz, in der etwa 80 % der Umsätze des Unternehmens abgewickelt werden, so Dan Welcheck, Jr., Principal - Global Finance Systems Group bei Timken.

Welcheck gehört zu einem kleinen Team, das für die Systemadministration von SAP, BlackLine und anderen Finanzanwendungen (wie Konsolidierungs- und Leasinganwendungen) zuständig ist und eng mit den Teams für Buchhaltung, Konsolidierung, Finanz-Reporting und Auditing-Teams zusammenarbeitet.

Als das Unternehmen die BlackLine-Lösungen zum ersten Mal einsetzte, suchte es nach einem automatisierten System mit Nachverfolgungsfunktionen, um manuellen und redundanten Aufwand zu eliminieren und Effizienzsteigerungen zu erzielen. "Früher haben wir für die Kontenabstimmungen Tabellen verwendet, die dann ausgedruckt und manuell abgezeichnet wurden, und jemand hatte einen riesigen Ordner mit Tonnen von Papier, den er abheften musste", sagt Welcheck. "Die Zentrale hatte auch keinen Zugriff auf die Abgleiche der verschiedenen Geschäftsbereiche, also suchten wir nach einer besseren Übersicht für die Zentrale und einer besseren Nachvollziehbarkeit."

Manuelle Prozesse, mangelnde Standardisierung im gesamten Unternehmen und eine robuste Akquisitionsstrategie machten es für die Buchhaltung und das Finanzwesen nicht leicht, Schritt zu halten und zu skalieren. Diese Herausforderungen, gepaart mit dem Wunsch nach Innovation und dem Streben nach Ausfallsicherheit und effizienten Audits, machten BlackLine-Lösungen laut Welcheck zu einer guten Wahl, da BlackLine eng mit SAP-Software integriert ist und auch Nicht-SAP-Daten verarbeitet.

Ein moderner Ansatz für Buchhaltungsprozesse

Zu den Funktionen, die Timken bisher von den BlackLine-Lösungen genutzt hat, gehören Account Reconciliations, System- to-System Reconciliation (d. h. der Abgleich von Daten aus verschiedenen Quellen) und Task Management.

Timken hat BlackLine-Anwender sowohl auf lokaler als auch auf Unternehmensebene sowie in Shared Services Centern, die die Anforderungen sowohl von konzern- als auch von bereichsspezifischen Interessengruppen erfüllen. "Mit BlackLine können das Shared-Services-Team und das Konsolidierungsteam jede der Konsolidierungen einsehen", sagt Welcheck. "Während die Vorbereitungen auf lokaler Ebene in den einzelnen Einheiten oder bei den Shared Services stattfinden können, haben wir verschiedene Ebenen der Überprüfung auf Unternehmens- und Konzernebene, wo Manager Dashboards erstellen oder einsehen können, um alles zu genehmigen und sicherzustellen, dass alles korrekt ausgeführt wird.

Diese Transparenz und die Selbstbedienungsfunktionen tragen dazu bei, Zeit zu sparen, Redundanzen zu vermeiden, Best Practices einzubetten und die Standardisierung zu verbessern - und da sich alle Informationen in der Cloud befinden, sind sie für alle Anwender mit den entsprechenden Berechtigungen leicht zugänglich. Timken nutzt mehrere der von BlackLine bereitgestellten, sofort einsetzbaren Vorlagen für Rückstellungen, abschreibbare Posten und Bankabstimmungen, um nur einige zu nennen. Die Vorlagen tragen dazu bei, dass die Salden je nach Art des Kontos angemessen nachgewiesen werden können. Auch die automatischen Bestätigungsfunktionen haben sich laut Welcheck als hilfreich erwiesen.

"Unsere Anwendungsanalyse hat gezeigt, dass wir einen hohen Prozentsatz an automatisch zertifizierten Abstimmungen für Konten mit unverändertem Saldo oder Nullsaldo haben", sagt er. "Bei den Kontenabstimmungen haben wir etwa 9.100 aktive Konten, und wir haben eine Rate von etwas mehr als 50 % automatischer oder nicht erforderlicher Zertifizierung in einem bestimmten Monat.

Und wir haben etwa 3.100 System-zu-System-Abstimmungen - die meisten davon sind lokale Ledger-Salden, die nur dann überprüft werden müssen, wenn der lokale Saldo nicht mit dem US-GAAP-Saldo übereinstimmt - und wir haben eine automatische Zertifizierungsrate von 85 % bis 90 %."

Einsparungen bei Audits und ein virtueller Abschluss

Neben der gestiegenen Zufriedenheit der Anwender dank den Funktionen der BlackLine-Lösungen, insbesondere wegen der Möglichkeit, Kommentare und unterstützende Daten über mehrere Zeiträume hinweg zu übertragen, ist die Tatsache, dass alles für so viele Einheiten vorhanden ist, ein großer Vorteil, so Welcheck. Er fügt hinzu, dass interne und externe Auditoren Zugang zu BlackLine erhalten haben. "Die Selbstbedienungsfunktionen sind für die Auditoren sehr hilfreich, weil sie jetzt nicht mehr ständig die IT-Abteilung oder die Buchhalter um Hilfe bitten müssen", sagt er.

"Sowohl interne als auch externe Prüfer können alle Abstimmungen für die Buchungskreise, auf die sie Zugriff haben, einsehen, was für uns eine große Zeitersparnis darstellt. Sie können ihre Stichproben direkt abrufen und dann nachfassen, wenn sie Fragen zu einem bestimmten Abgleich haben.. Sie können auf jeden beliebigen Zeitraum zurückblicken und die Kontenliste für einen bestimmten Buchungskreis einsehen." Eine weitere Funktion, die die BlackLine-Anwender bei Timken zu schätzen wissen, ist die Tatsache, dass sie entscheiden können, zu welchem Zeitpunkt im Prüfungsprozess die Auditoren auf die Informationen zugreifen können.

Diese Funktion schafft Effizienz und hilft, Probleme mit der Versionskontrolle zu beseitigen. Während Timken und seine Wirtschaftsprüfer früher viel mehr Zeit für die Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen aufwenden mussten, spart BlackLine ihnen nun Arbeit und senkt die Kosten, da weniger Reisekosten anfallen, so Welcheck. "Früher mussten Auditoren die Zeit der Buchhalter in Anspruch nehmen und sie auffordern, 10 Abstimmungen zu erstellen - sie mussten das Papier suchen und Kopien anfertigen.

Sowohl aus Sicht der Buchhaltung als auch aus der Sicht der Rechnungsprüfung ist es eine enorme Ersparnis, ein Online-Repository zu haben, in dem jeder die Informationen einsehen kann", sagt er. "Früher mussten die Prüfer Geld für Reisen zu Standorten ausgeben, die nicht in der Nähe unseres Hauptsitzes lagen. Jetzt sind sie sehr froh, dass sie alle Daten in BlackLine abrufen und per E-Mail nachfragen können, wenn sie Fragen zu bestimmten Abstimmungen haben. Das hat dem Unternehmen auch Geld gespart."

Wie viele andere Unternehmen war auch Timken aufgrund globaler Ereignisse gezwungen, manche Mitarbeiter, wie z. B. die Mitarbeiter der Finanzabteilung, von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Mit BlackLine war die Durchführung eines Abschlusses und der dazugehörigen Prüfung mit einer verteilt arbeitenden Belegschaft kein Problem. "Es war für uns genauso reibungslos und nahtlos wie in den vielen Jahren, in denen wir BlackLine nutzen", sagt Welcheck.

"Ich kann mir gar nicht vorstellen, wie viel Ärger es in den letzten Monaten gegeben hätte, wenn wir nicht eine Online-Lösung wie BlackLine für die Kontenabstimmung und die Verwaltung des Jahresabschlusses eingesetzt hätten. Damit konnten wir unsere Audits und Abschlüsse durchführen, ohne etwas zu verpassen. Abgesehen davon, dass wir von Zeit zu Zeit ein paar virtuelle Besprechungen einplanen mussten, verlief der Prozess während der Pandemie relativ nahtlos, so dass für uns alles wie gewohnt ablief."

Wie geht es weiter?

Mit BlackLine als Basis hat Timken seine Buchhaltungsprozesse verbessert, Kosten für Audits eingespart und einen reibungslosen virtuellen Abschluss ermöglicht. Das Unternehmen weiß, dass es noch viel mehr tun kann, und hat bereits viele weitere Anwendungsfälle für die Automatisierung mit Lösungen von BlackLine erkannt.