Die Suche nach einer besseren Möglichkeit, die Einhaltung der SOX-Vorschriften nachzuweisen, war einer der Hauptgründe, die Scotts Miracle-Gro dazu veranlassten, die Automatisierung seiner Kontenabstimmungsverfahren zu prüfen. Die internen Auditoren waren zunehmend beunruhigt über die möglichen Mängel im manuellen, auf Tabellenkalkulationen basierenden System des Unternehmens für Abstimmungen und die entsprechende Dokumentation. Wie beim ersten Anzeichen von Unkraut, das im Rasen oder auf der Terrasse sprießt, wusste Scotts Miracle-Gro, dass sofortige Maßnahmen erforderlich waren, um zu verhindern, dass sich ein kleines Problem ausbreitet und damit zu einem größeren Problem wird.

"Eine Überprüfung unserer Abstimmungen ergab eine für uns unangenehme Anzahl von Ausnahmen und einen Mangel an Konsistenz im gesamten Unternehmen", sagt Laurel Johns, Manager of Finance Consolidation and Controls bei Scotts Miracle-Gro. Die Vorstellungen und Meinungen darüber, was eine ordnungsgemäße Kontenabstimmung ausmacht, gingen unternehmensweit auseinander. Mitarbeiter an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt, die die Accounts vorbereiteten, definierten, was für sie für eine Abstimmung notwendig war, während die Mitarbeiter in der Zentrale darin kaum mehr als eine Auflistung von Kontenaktivitäten sahen. Es konnte auch vorkommen, dass für ein Konto keine ordnungsgemäßen Berechtigungen oder Unterlagen vorlagen oder dass ein Ersteller eine Abweichung für akzeptabel hielt, die andernorts entsprechend gekennzeichnet werden musste.

Die fehlende Standardisierung führte auch zu ineffizienten Prozessen bei der Nachverfolgung der richtigen Dokumentation. Da alle Kontenbewegungen - z. B. die mit einem Konto verbundenen Aufgaben und Journaleinträge - in eigenständigen Tabellen, Ordnern, Notizbüchern und Aktenschränken gespeichert wurden, musste sich das Team für die Finanzkonsolidierung und -kontrolle erst durch Papierstapel wühlen, um die entsprechenden Belege zu finden und dann zu prüfen. Offene Steuerprüfungen waren an der Tagesordnung, und Johns sagt, dass das Team sich oft abmühen musste, Ausnahmen zu finden und zu schließen, um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.

Als Scotts Miracle-Gro begann, über die Anforderungen an die besten Abstimmungsmethoden nachzudenken, wurde die Automatisierung als offensichtliche Lösung erkannt. "Die manuellen Prozesse erforderten viel Zeit für Nachforschungen und etliche E-Mails, um die richtige Dokumentation zu finden", sagt Johns. "Historische Daten waren schwer zu überprüfen und zu finden. Es gab möglicherweise mehrere Bearbeiter eines Kontos, und niemand wusste mit Sicherheit, wo die erforderlichen Dateien gespeichert waren."

Zu den Anforderungen von Scotts Miracle-Gro an eine automatisierte Lösung gehörten Benutzerfreundlichkeit und eine nahtlose Integration in die SAP-Umgebung, die auch das Laden von Kontensalden direkt aus SAP ERP Financials umfassen sollte. Bei der Suche nach verschiedenen Lösungen und Anbietern wurde BlackLine, ein SAP-Partner, als Anbieter der benötigten Buchhaltungsfunktionen identifiziert. Nach einer schrittweisen Implementierung der Anwendungen Account Reconciliations und Task Management, mit denen die Buchhaltungsgruppe des Unternehmens begann, fügte das Unternehmen 2015 noch Journal Entry hinzu.

Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten. "Wir wussten zwar, welche Gruppen für ein Konto zuständig waren, aber vorher waren wir uns nicht immer sicher, wer genau die Abgleiche vorbereitete oder genehmigte. BlackLine bietet uns eine Plattform, um Rollen effektiver zu definieren", sagt Johns.

Mehr als 1.000 Konten wurden automatisch zertifiziert. Um eine Best-Practice-Definition für eine Kontenabstimmung zu erhalten, begann Scotts Miracle-Gro mit einer konsistenten Ansicht, wie der Monatssaldo in jedem SAP-Konto dargestellt wird, und arbeitete von dort aus rückwärts, indem es eine Vorlage basierend auf dem spezifischen Zweck und den Verfahren eines Kontos modifizierte.

Durch die Festschreibung der Verfahren für jedes einzelne Konto konnte das Unternehmen die automatische Zertifizierung für mehr als 1.000 Konten erreichen. Dazu gehören z. B. monatliche Leasingzahlungen, relativ stabile Investitionskonten oder Konten mit statischen Salden, vorhersehbaren Aktivitäten oder einem Nullsaldo.

Zeitersparnis durch Standardisierung. Die Zeitersparnis ist jedoch nicht auf Konten beschränkt, die automatisch zertifiziert werden. Die Lösung für die Kontenabstimmung enthält eine Kopfzeile, die einem Ersteller, Genehmiger oder Auditor die Historie eines Kontos, seine Verfahren und eine kurze Beschreibung des Zwecks anzeigt. "Es scheint einfach zu sein, aber wenn Tausende von Konten diese validierten Informationen an einem Ort haben, spart das eine Menge Zeit", sagt Johns. "Und die Mitarbeiter, die bisher für Abstimmungen und Schreibarbeiten zuständig waren, können sich nun der Analyse der Konten widmen, anstatt sie nur mit einer Zahl zu versehen."

Ein papierloser Prozess wurde eingeführt. Neben der Zeitersparnis spart das Unternehmen mit dem automatisierten Prozess nun auch jede Menge Papier. "Vor BlackLine war für die monatliche Abstimmung stapelweise Papier erforderlich, da wir die Belege des Vormonats erneut kopieren mussten", sagt Heather Lowe, Finanzanalystin bei Scotts Miracle-Gro, die für Hunderte von Kontenabstimmungen verantwortlich ist.

"Mit einem papierlosen Prozess sparen wir nicht nur viel Zeit, Platz und Papier, sondern es besteht auch keine Gefahr mehr, etwas zu übersehen. Wenn ich einen Kommentar, einen Zeitplan oder eine Dokumentation an eine Abstimmung anhänge, wird dies in derselben Position weitergeführt. Ich muss mich darum nicht kümmern. Ich kann mich jetzt darauf konzentrieren, was auf dem Konto ist und ob etwas umklassifiziert werden muss."

Vereinfachte Audits. Scotts Miracle-Gro nutzt Task Management, um 18 monatliche Aufgaben, 142 vierteljährliche Aufgaben und 500 jährliche Aufgaben zu automatisieren und zu verfolgen, von denen die meisten mit Audits oder Berichten verknüpft sind. "Wir verwenden die Anwendung, um alle Anfragen von internen oder externen Prüfern zu dokumentieren und zu speichern", sagt Johns. "Wenn wir die Anfrage abschließen, können wir jetzt ganz einfach alle benötigten Unterlagen bereitstellen."

Mit Journal Entry hat das Unternehmen den Genehmigungsprozess für alle Journalaktivitäten automatisiert, was ebenso wie die automatisierten Abstimmungen viel Zeit spart, da die benötigten Informationen nicht mehr aufgespürt werden müssen. Auditoren können beispielsweise anhand einer SAP-Belegnummer nach einem Journal suchen und haben sofort Zugriff auf alles, was sie brauchen - ohne überhaupt mit dem Finanzteam in Kontakt treten zu müssen.

Vor der BlackLine-Plattform konnte es eine Herausforderung sein, ein verlegtes oder falsch abgeheftetes Journal zu finden. Mit Journal Entry, das das Unternehmen jetzt zur Automatisierung von etwa 1.100 Journalen nutzt, ist die Überwachung nahezu mühelos. Dazu gehören auch elektronische Unterschriften von Erstellern und Genehmigern, so dass kristallklar ist, wer das Journal eines Kontos zuletzt angefasst hat, anstatt eine handschriftliche Unterschrift entziffern zu müssen, die von 150 Teammitgliedern stammen könnte.

Durch automatisierte Abstimmungen sowie den Lösungen für das Task-Management und die Journaleinträge wird die Notwendigkeit, nach einem Unterzeichner zu suchen, um fehlende Informationen zu finden oder eine Validierung in Frage zu stellen, stark verringert. "Der Audit-Prozess für viele unserer SOX-Kontrollen ist jetzt völlig unproblematisch", sagt Shannon Randolph, Staff Accountant and BlackLine Administrator bei Scotts Miracle-Gro. "Solange die beigefügte Dokumentation und die von uns zur Verfügung gestellten Informationen übereinstimmen, können die Auditoren eine monatliche Prüfung durchführen, ohne uns überhaupt zu kontaktieren.