Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und Steigerung der Effizienz
Als führendes Unternehmen auf dem Wohnungsmarkt entwickelt, produziert und vertreibt Saint-Gobain Hochleistungsbaustoffe, die den Herausforderungen der Nachhaltigkeit, der Ressourceneffizienz und des Klimawandels gerecht werden. Das Unternehmen blickt auf eine 350-jährige Geschichte zurück und ist auf mehr als 170.000 Mitarbeiter in 66 Ländern und einen Jahresumsatz von rund 40 Milliarden Euro angewachsen.
Die Herausforderung
Die Saint-Gobain-Gruppe besteht aus fast 900 Tochtergesellschaften und drei Geschäftsbereichen: Innovative Werkstoffe, Produkte für den Bau und Baufachhandel. Im Jahr 2008 schuf das Unternehmen Shared Services Centers (SSCs), um die Buchhaltungsprozesse weltweit zu zentralisieren, zu standardisieren und zu vereinfachen. Diese SSCs umfassen 25 Länder und 629 juristische Personen.
Zuvor erstellte jedes SSC die Kontenabstimmungen auf eigene Weise und reichte sie dann zur Überprüfung ein. Dieser weitgehend manuelle und immer noch papiergestützte Prozess war sehr zeitaufwendig. Außerdem behinderte er die Anforderungen der internen Buchhaltungsteams sowie der internen und externen Prüfer an die Nachvollziehbarkeit und Genauigkeit.
"Nach der Einrichtung unseres Shared-Service-Netzes im Jahr 2010 haben wir unseren Schwerpunkt auf die Verbesserung und Maximierung der Effizienz gelegt. Es wurden mehrere Bereiche identifiziert, darunter die Rationalisierung und Konsolidierung der Kreditorenbuchhaltung und die Automatisierung der Kunden- und allgemeinen Buchhaltung. Insgesamt wollten wir alle unsere Abstimmungen und internen Kontrollvorgänge verbessern und standardisieren", erklärt Pascal Perrier-Gustin, Director der Shared Services Center und der Financial Organization Projects der Saint-Gobain-Gruppe.
"Mit anderen Worten, unsere Ziele waren die Standardisierung unserer Buchhaltungsprozesse durch Automatisierung, die Stärkung der internen Kontrollen, die Beschleunigung des monatlichen Abschlusses und schließlich die Verbesserung der Beziehungen zwischen den SSCs und unseren Kunden."
Warum BlackLine
Die Suche nach einer Lösung, die es den SSCs ermöglichen würde, diese Ziele zu erreichen, ging weiter.
"Schließlich entschied sich unser US-amerikanisches SSC für die Finance Controls + Automation Platform von BlackLine, um seine ursprünglichen Rationalisierungs- und Automatisierungsziele zu erreichen. Nach umfangreichen Recherchen wurde uns schnell klar, dass BlackLine unserem gesamten SSC-Netzwerk helfen kann, ein einwandfreies Niveau an internen Kontrollen zu erreichen. Nach der Analyse der anderen Optionen auf dem Markt haben wir die Wahl der US-Einheit bestätigt. Der Funktionsumfang, die Modularität und die Cloud/SaaS-Bereitstellung von BlackLine erfüllten alle unsere Anforderungen, und wir haben die Lösung in unseren SSCs weltweit eingeführt", erklärt Perrier-Gustin.
Heute nutzen fast 2.000 Mitarbeiter des Unternehmens die BlackLine-Plattform - Buchhalter, CFOs und Controller - sowie externe Auditoren. Die GL-Salden werden monatlich automatisch in BlackLine geladen, was die Automatisierung verbessert. Die Anwender können Abstimmungen effizienter vorbereiten und genehmigen, und die Geschäftsleitung und die Auditoren haben den nötigen Überblick.
"Die Implementierung von BlackLine ging sehr schnell. In etwa 15 Tagen haben wir BlackLine im ersten SSC (etwa 15 Anwender) über zwei WebEx-Schulungen eingeführt. Unsere Benutzer können auch Online-Schulungen absolvieren, die bequem über BlackLine U zugänglich sind, oder wir wenden uns bei Bedarf direkt an unseren Kundenbetreuer.
"Im Durchschnitt dauerte die vollständige Einrichtung eines SSC-Netzwerks etwa sechs Monate", sagt Perrier-Gustin.
Die Ergebnisse
Perrier-Gustin fährt fort: "BlackLine ermöglicht nicht nur die Standardisierung und Automatisierung der Buchhaltungsprozesse, sondern bietet auch eine vollständige Rückverfolgbarkeit, die uns hilft, die Anforderungen interner und externer Audits zu erfüllen. BlackLine bietet einen schnellen Zugriff auf Informationen, so dass man den Abstimmungsprozess verfolgen und seinen Fortschritt bewerten kann."
Gleichzeitig hilft BlackLine den Auditoren, schneller und effizienter zu arbeiten, was sich definitiv auf die Verwaltung der Buchhaltungskosten auswirkt. "Auch wenn es zu Beginn des Projekts nicht unbedingt unser Ziel war, die Kosten zu senken, so ist dies mit BlackLine natürlich geschehen. Auch die Kosten für Papier und Informationsspeicherung sind gesunken."
"Aber insgesamt hat BlackLine vor allem dazu beigetragen, dass wir unser General Accounting schlanker gestalten konnten. Außerdem können wir sicherstellen, dass die von jedem unserer SSCs durchgeführten Prozesse so problemlos wie möglich ablaufen, mit einem Minimum an damit verbundenen Aufgaben und in einer zeitgerechten Weise", sagt Perrier-Gustin.
Für Perrier-Gustin ist es schwierig, die durch die schnelle Implementierung von BlackLine erzielten Gewinne zu beziffern, aber er ist mit der positiven Investitionsrendite zufrieden.
"Die SSC-Direktoren sind zufrieden, weil sie nun in der Lage sind, die Methoden der Kontenabstimmung zu standardisieren und ihren Finanzabschluss besser vorzubereiten. Auch die CFOs der Kunden schätzen die Lösung, weil sie ihnen die Überwachung und Kontrolle der Kontenabstimmung erleichtert und die Bilanzprüfung vereinfacht."
"Darüber hinaus profitieren sowohl interne als auch externe Auditoren von der Homogenisierung der Prozesse. Ein mit BlackLine ausgestattetes SSC-Netzwerk bedeutet einfachere Prüfungen und verbesserte Prozessqualität.".
Schließlich wurden auch unsere anderen Hauptziele, nämlich eine bessere Genauigkeit und eine höhere Effizienz beim Finanzabschluss, erreicht.
"Das ist für uns das Wichtigste. Die Kontenabstimmung ist eine der wichtigsten Aufgaben in der Buchhaltung und sollte mit äußerster Sorgfalt durchgeführt werden. Dank BlackLine konnten wir die Abstimmung unserer Konten automatisieren und rationalisieren, und wir haben jederzeit einen klaren Überblick über den Fortschritt unseres Abschlussprozesses", so Perrier-Gustin abschließend.
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Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsabschlusses
Zentralisierung, Standardisierung und Abstimmung von Konten
Erhöhte Genauigkeit und Effizienz
Verstärken der internen Kontrollen
Verbessern von SSC und Kundenbeziehungen
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