Vor Smart Close verfügte Philips über einen klar definierten Abschlussprozess, aber wie viele Unternehmen verwalteten sie die Abschlussaufgaben mit Excel-Tabellen, die per E-Mail oder über Netzwerkserver verteilt wurden. Es erforderte viele Arbeitsstunden, um alle Teile des Prozesses genau zu überwachen und sicherzustellen, dass jeder Punkt rechtzeitig und planmäßig erledigt wurde.

Im Durchschnitt dauerte der monatliche Abschlussprozess bei Philips mehr als eine Woche, weil Excel nicht effizient genug war. Darüber hinaus war Excel eine unzureichende Lösung, da es weder einen zuverlässigen Nachweis für die korrekte Durchführung der Prozessabläufe noch die für die interne Kontrolle unerlässliche Dokumentation lieferte.

Philips erkannte, dass seine Finanzprozesse verbessert werden mussten und entschied sich für die Implementierung von Smart Close. "Philips kann auf viele erfolgreiche Jahre zurückblicken, die dazu beigetragen haben, dass das Unternehmen einen guten Ruf genießt. Eine der Verantwortlichkeiten eines weltweit führenden Unternehmens ist ein starkes Finanzberichtssystem, und dafür verlassen wir uns auf Smart Close", sagt Segers.

Im Rückblick auf den ursprünglichen Excel-basierten Prozess nennt Segers einen Mangel an globaler Transparenz, Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht als die größten Herausforderungen, denen sie gegenüberstanden. "An unserem monatlichen Bilanzierungsverfahren sind viele Funktionen wie Finanzen, Logistik und unser Projektbüro beteiligt. Vor Smart Close behielt nur der Controller den Überblick über die Informationen", erklärt er. "Heute kann jeder für sich selbst überprüfen, was er bis zu welchem Termin liefern muss, und das Ergebnis sehen, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Durch die Einbeziehung aller Abschlussschritte müssen die Anwender die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigen. Dieses neue Verfahren hat es viel einfacher gemacht, die richtigen Leute zur Verantwortung zu ziehen."

Die Implementierung des benutzergesteuerten, benutzerfreundlichen Smart Close-Systems hat bei Philips eine Kultur der Eigenverantwortung geschaffen und gleichzeitig die Zeit für die Aufgabenerledigung und die Fehlerquote erheblich reduziert. Es setzt klare Erwartungen und gibt den Anwendern bequeme Tools an die Hand, um Papierkram und unnötige Probleme am Monatsende zu vermeiden. Auch die Anwender werden von der automatisierten Finanzsoftware positiv beeinflusst und genießen die Vorteile eines schnellen Reportings, klarer Prozesse und geringerer Kosten.