Creditsafe erlebte in den letzten zehn Jahren ein massives Wachstum und weitete seine Geschäftstätigkeit von 6 auf 14 Länder aus. Das Wachstum hatte jedoch enorme Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung des Debitoren- und Inkassoteams.

„Der Umfang der Debitorenbuchhaltung wuchs beständig, und damit auch der Bargeldbestand, der sich in diesen Jahren verzehnfachte“, sagt Jason Braidwood, Globaler Leiter Debitorenbuchhaltung & Inkasso, Creditsafe. „Wir versuchten zunächst, die Situation mit unseren bestehenden ERP und CRM-Systemen in den Griff zu bekommen, Microsoft Navision und Microsoft Dynamics. Zudem nutzten wir Microsoft Excel-Spreadsheets und Pivot-Tabellen. Dieses Setup war aber nicht nur ziemlich antiquiert, sondern erforderte auch ein hohes Maß an manueller Zuarbeit.“

Braidwoods Vorgesetzter schlug ihm vor, verschiedene Optionen auszuloten und einen Weg zu finden, den Inkassoprozess digital zu transformieren und zu automatisieren. „Wir wussten sehr wohl, dass wir unsere Order-to-Cash-Prozesse und Debitorenrichtlinien länderübergreifend harmonisieren mussten.“ Auf der Suche nach einer neuen Lösung besuchte Braidwood zahlreiche Creditsafe-Niederlassungen in aller Welt.

„Ich wollte mir verschiedene Arten von Softwarelösungen genauer ansehen. Anfangs fiel es mir schwer, auf dem Markt etwas zu finden, das für unsere speziellen Anforderungen geeignet war. Aber schließlich sprach mich ein alter Freund an, der mir BlackLine empfahl.“ Creditsafe wählte BlackLine aus mehreren wichtigen Gründen.

„Die Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Genauigkeit der BlackLine-Lösung hat für uns letztlich

den Ausschlag gegeben“, sagt Braidwood. „Wir arbeiten in 14 verschiedenen Ländern mit oft sehr unterschiedlichen Zahlungskulturen und Order-to-Cash- und/oder Geschäftszyklen. Mithilfe von BlackLine können wir diese Unterschiede berücksichtigen.“

„Obwohl die Implementierung in den Anfängen der Pandemie stattfand, das heißt ohne persönlichen Kontakt, verlief alles sehr gut“, erinnert sich Braidwood.

„Bei Projekten wie diesem sind persönliche Meetings für mich eigentlich unersetzlich. Aber die Zusammenarbeit zwischen unseren Projektteams, der IT-Abteilung und BlackLine verlief auch rein online absolut reibungslos. In regelmäßigen, wöchentlichen Teambesprechungen wurden wir über die Produkte, den Stand des Projekts und etwaige Probleme informiert. Wir haben als Team und Partner wirklich ganz hervorragend zusammengearbeitet.

“ Zudem hatte Braidwood die Aufgabe, den anfänglichen Widerstand der Mitarbeiter gegen BlackLine zu überwinden – auch das wohlgemerkt während der Pandemie, als die Reisefreiheit stark eingeschränkt war. „Eine meiner schwersten Aufgaben war es, die Debitorenbuchhaltung davon zu überzeugen, diesem Produkt eine Chance zu geben. Unsere Mitarbeiter waren eingefleischte Nutzer des alten Softwaresystems, und Tabellenkalkulationen waren für sie so etwas wie der Heilige Gral. Als sie dann aber sahen, wie viele Dinge, einschließlich Reporting, BlackLine vereinfachen und beschleunigen konnte, hatte ich sie an Bord.“