Die Finanzorganisation von Brambles ist in 60 Ländern tätig. Vor 2016 waren die globalen und lokalen Teams jedoch auf unterschiedliche Abstimmungs-Tools angewiesen. Dieser isolierte Ansatz führte dazu, dass die Finanzorganisation keinen angemessenen Einblick in mehr als 8.000 Abstimmungen in 123 Unternehmen hatte.

"Die Tools, die wir verwendeten, waren nicht für Best Practices geeignet", sagt Debbie Rosser, Senior Manager, R2R, bei Brambles. "Wir konnten den Status der Abstimmungen im Genpact-Tool Quester sehen, aber wir hatten keinen Einblick in die Abstimmungen, die von den lokalen Finanzteams vorbereitet wurden. Wir mussten darauf vertrauen, dass sie diese vorbereiteten, da wir keinen direkten Zugriff darauf hatten. Außerdem waren die Abstimmungen an vielen verschiedenen Orten gespeichert."

Das Task Management und die Journal-Einträge, die zum Abschluss gehörten, stellten ständige Herausforderungen dar.

"Die Journale wurden von allen Ländern und Regionen unabhängig voneinander verwaltet. Wir hatten zwar eine Standardrichtlinie, aber es war schwierig zu erkennen, ob sich die Mitarbeiter daran hielten, da wir kaum Einblick hatten", sagt Rosser. "Und obwohl das vorherige Genpact-Tool die Möglichkeit bot, Aufgaben zu verfolgen, lag der Schwerpunkt auf den Leistungsindikatoren und nicht auf einer ganzheitlichen - und sehr notwendigen - Sicht auf den Abschluss.

"Genpact ist einer unserer vertrauenswürdigen Partner, der uns BlackLine empfohlen hat. Wir entdeckten, dass BlackLine uns nicht nur einen vollständigen Überblick verschafft, sondern uns auch dabei hilft, Abstimmungen, Aufgaben und Journaleinträge über alle Einheiten hinweg zu standardisieren."

Brambles implementierte die BlackLine-Lösungen Account Reconciliations, Task Management und Journal Entry. "Wenn man wie wir ein globales Unternehmen ist, muss man zuerst seine regionalen oder lokalen Führungskräfte mit ins Boot holen. Unsere regionalen Führungskräfte erkannten, welchen Unterschied BlackLine machen würde. Sie haben dann die lokalen Implementierungen und die Einhaltung der Vorschriften vorangetrieben", sagt Rosser.

Heute hat Brambles mehr als 244 BlackLine-Anwender auf der ganzen Welt, in 123 Unternehmen in 60 Ländern. Rosser empfiehlt BlackLine häufig globalen Unternehmen, die Einblicke und Transparenz in isolierte Finanzvorgänge benötigen.

"Unsere Reise mit BlackLine hat uns geholfen, unseren Abschlussprozess zu bereinigen, zu standardisieren und zu automatisieren. Für Unternehmen, die wie wir auf der ganzen Welt tätig sind, ist BlackLine eine großartige Plattform, um Risiken zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen."

Verbesserte Sichtbarkeit und Zusammenarbeit zwischen den Teams. Früher mussten Rosser und ihr Team die Teams abklappern, um Aktualisierungen der Abstimmungen zu erhalten. "Jetzt können wir alle Daten selbst in BlackLine einsehen", sagt Rosser.

"Wir haben mehr Einblick, nicht nur in die Abstimmungen, sondern auch in die Journale. Wir haben ein besseres Verständnis dafür, was im Laufe des Monats mit den Zahlen passiert ist."

Die erhöhte Transparenz hat auch die Flexibilität der Finanzorganisation verbessert.

"Weil wir mehr von dem sehen können, was während des Abschlusses passiert, finden wir zusätzliche Möglichkeiten, die Organisation effektiver und effizienter arbeiten zu lassen", sagt Rosser. "BlackLine hilft uns, als Finanzorganisation agiler zu werden."

Es wurde sichergestellt, dass die Abgleiche rechtzeitig abgeschlossen werden. In der Vergangenheit war es für die Teams vor Ort schwierig, Abstimmungen rechtzeitig abzuschließen.

"Vor BlackLine mussten die Teams auswählen, welche Abstimmungen sie abschließen wollten. Bestimmte Abstimmungen wurden einfach nicht erledigt", sagt Rosser. "Mit BlackLine können die Teams jetzt jeden Monat alle erforderlichen Abstimmungen pünktlich abschließen."

Größeres Vertrauen und geringeres Risiko. Rosser und ihr Team müssen auch nicht mehr darauf hoffen, dass die Abstimmungen abgeschlossen sind.

"Wir wissen, wann sie fertig sind, weil wir es in BlackLine sehen. Es gibt kein Rätselraten mehr. Und wenn bestimmte Abgleiche nicht erledigt sind, können wir leicht herausfinden, warum, und die Hindernisse identifizieren. Das gibt uns aus der Sicht des Controllings definitiv mehr Sicherheit."

Optimiertes Task Management. Vor der Einführung von BlackLine wurden die Aufgaben über Tabellenkalkulationen verfolgt. "Das war sehr frustrierend. Wenn eine Person die entsprechende Arbeitstabelle öffnete, konnte niemand anderes daran arbeiten", sagt Rosser.

"Wir haben jetzt mehr als 2.000 Aufgaben in BlackLine Task Management. Wir haben jederzeit einen sofortigen Überblick über den Stand des Abschlusses. Und auch Genpact konnte Task Management nutzen, um seine Kennzahlen zu verfolgen", fügt sie hinzu.

Während Task Management anfangs nur in der Zentrale eingesetzt wurde, wollen laut Rosser nun auch andere Teams davon profitieren.

"Unsere Teams vor Ort und in den Vereinigten Staaten sind begeistert davon, ihre Aufgaben in BlackLine zu speichern. Sie haben erkannt, wie wertvoll es ist, alle Aufgaben an einem zentralen Ort zu haben. Und wenn erst einmal alle über das Aufgabenmanagement verfügen, können wir wirklich nach Effizienzsteigerungen suchen und Bereiche identifizieren, die noch nicht standardisiert sind."

Standardisierte Journaleinträge und Genehmigungen. In der Vergangenheit kannten Rosser und ihr Team nicht die genaue Anzahl der Journale, die monatlich weltweit verbucht wurden.

"Mit BlackLine wissen wir jetzt, dass jeden Monat 5.000 Journale verbucht werden. Wir wissen, wer sie verschickt und warum. Wir können endlich herausfinden, warum die Anzahl der Einträge so hoch ist, und Wege finden, die Ineffizienz zu verringern."