Jede Organisation, die im Gesundheitswesen tätig ist, steht heute vor zahlreichen Herausforderungen: sich ändernde Vorschriften, die Umstellung auf ICD-10 und mehr Patienten als je zuvor. Für die Finanzteams bedeutet dies eine erhöhte Arbeitsbelastung, vor allem wenn es um die Monatsabstimmung geht. Der Abschlussprozess von AMGH war nicht nur zeitaufwendig und mühsam (80 Stunden pro Monat), sondern hielt auch die qualifizierten Buchhalter des Unternehmens davon ab, wirklich wertschöpfende Arbeit zu leisten und Analysen und strategische Einblicke zu liefern.

Ebenso kritisch war, dass die mangelnde Transparenz des gesamten Prozesses nicht nur das Risiko erhöhte, sondern auch die Einhaltung von Vorschriften erschwerte. Die Vorschriften im Gesundheitswesen und in der Buchhaltung ändern sich schnell; Interessengruppen und Behörden erwarten vollständige Transparenz. Ohne Einblick in jeden Prozess - sowohl auf der Makro- als auch auf der Mikroebene - konnte AMGH nicht garantieren, dass die Monatsendprozesse korrekt und pünktlich durchgeführt wurden.

Das Unternehmen wusste, dass es seinen Abschlussprozess erheblich automatisieren musste, doch jede neue Technologie musste sich nahtlos in das bestehende MAS500-System integrieren lassen. Da die Ressourcen im gesamten Unternehmen begrenzt waren, musste die Lösung auch einen automatisierten Datenfluss von und zu ihrem ERP-System ermöglichen, ohne dass das ohnehin schon überlastete IT-Team eingreifen musste.

Das Buchhaltungsteam erfuhr von BlackLine durch einen Berater, der bereits Erfahrungen mit dem Finanzabschluss- und Abstimmungsservice des Unternehmens gesammelt hatte. Die Empfehlungen des Beraters und von SAP - BlackLine ist eine von weniger als 40 Lösungen, die weltweit vom ERP-Marktführer empfohlen werden - führten dazu, dass AMGH die BlackLine-Produkte "Account Reconciliations" und "Transaction Matching" implementierte.

AMGH steuert nun seinen gesamten Abschlussprozess über BlackLine. Über den MAS500-Connector von BlackLine können die Buchhaltungsteams Hauptbuchkonten und aktuelle Kurse direkt aus ihrem ERP-System importieren. Die Daten werden automatisch und ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung so formatiert, dass sie in BlackLine für Abstimmungen und Transaktionsabgleiche verwendet werden können.

Reduzierung des für Abstimmungen benötigten Zeitaufwandes um mehr als 50%. BlackLine ermöglicht es dem Buchhaltungsteam, Daten aus verschiedenen Quellen (ERP, Bank, Nebenbuchhaltung, Zeitpläne usw.) schnell zu vergleichen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

"Früher dauerte der Abstimmungsprozess etwa 80 Stunden pro Monat. Jetzt sind es etwas weniger als 40! Das ist ein großer Gewinn", sagt Valerie Henning, Director of Accounting bei AMGH. "Wir stimmen alle unsere Bankkonten in BlackLine ab, und es hat uns die erhoffte Zeitersparnis gebracht."

Optimierte Erstellung eines Zeitplans. Früher war die Ermittlung der Restsalden für bestimmte Konten ein sehr manueller und zeitaufwendiger Prozess. Heute verlässt sich AMGH auf den Transaktionsabgleich von BlackLine, um den Prozess der Identifizierung von übereinstimmenden und nicht übereinstimmenden Transaktionen zu automatisieren.

"Wir nutzen die Abgleichsfunktion, um für einige wenige Konten Zeitpläne zu erstellen, bei denen wir die Soll-/Habenbeträge eliminieren müssen, um den verbleibenden Betrag auf dem Konto zu ermitteln", sagt Henning. "Auch dadurch hat sich der Zeitaufwand für diese Konten halbiert.

Verbesserte Transparenz. Während die Zeitersparnis und die erhöhte Genauigkeit die messbarsten Gewinne gebracht haben, hat das Unternehmen auch die entscheidende Transparenz in der gesamten Organisation verbessert. Dank der detaillierten Berichte und automatisierten Analysen von BlackLine können Henning und ihr Team sowohl Zahlen als auch Personen verfolgen, verwalten und auswerten.

Dank dieser Transparenz kann AMGH auch die Compliance-Verpflichtungen gemäß Sarbanes-Oxley und dem neuen COSO Framework leichter erfüllen. "BlackLine hat uns einen viel besseren Einblick in den Prozess und eine bessere Struktur rund um den Abschluss verschafft", sagt Henning. "Insgesamt sind wir sehr zufrieden!"